Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

In het eerste halfjaar van mijn bestaan als zelfstandig bidmanager heb ik 20 facturen verstuurd. Dat betekent dus, dat ik 20 opdrachten heb uitgevoerd. Gelukkig heb ik al die opdrachten niet zelf hoeven acquireren. Een deel van de opdrachten komt bij mij binnen via mijn partners. Ik zal je een beetje inwijden in het soort opdrachten dat op mijn pad komt. Hoewel ik lang niet altijd kan melden dat de aanbiedingen tot contracten hebben geleid, heb ik zonder uitzondering allemaal tevreden klanten. Ze hebben goede teksten voor een volgende gelegenheid en ze hebben geleerd van het aanbiedingstraject. Ze weten hoe ze hun aanbiedingen aantrekkelijker moeten maken en hoe ze een volgende aanbesteding beter kunnen voorbereiden.

In dit eerste halfjaar heb ik gewerkt voor uitzendbureaus en andere bedrijven in de sector van personeelsvoorziening, ICT-bedrijven, bedrijven in de WMO sector (hulpmiddelen en woningaanpassingen) en Facility Management (schoonmaak, catering, beveiliging, groenvoorziening, etc.) De aanbiedingen waren zowel gericht aan de overheid op verschillende niveaus (Rijksoverheid, gemeentes, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en semi-overheid), als aan grote bedrijven.

Ik heb de volgende soorten opdrachten uitgevoerd:

-  (mee-)schrijven van aanbiedingen (in het Nederlands en in het Engels)

-  schrijven van teksten ter voorbereiding op een verwachte aanbesteding

-  reviewen van aanbiedingen en teksten

-  reviewen van verloren aanbiedingen

-  adviseren over de bidstrategie

De duur van die opdrachten liep uiteen van enkele uren tot een paar weken.

Opdrachtgevers informeren wel eens naar mijn “hitrate”, ofwel het percentage aanbiedingen dat ik gewonnen heb. Daarvoor was mijn bijdrage te divers. Bij een aantal aanbiedingen ben ik wel bij de voorbereiding betrokken geweest, maar niet bij het schrijven van de definitieve offerte. Als het zo doorgaat als tot nu toe, dan kan ik misschien over een jaar een beetje zinnig cijfer geven.

Er zijn opdrachten waarbij ik op basis van “no cure, less pay” werk, maar de meeste opdrachten gaan gewoon op basis van een uurtarief. De reden waarom is meestal, dat mijn klanten zelf de prijs bepalen en dat ik daar geen invloed op heb. Daardoor wordt de winkans ook grotendeels door mijn klant bepaald en is mijn bijdrage daaraan beperkt, hoe goed mijn teksten ook zijn.

Mijn klanten waarderen mij voornamelijk om de volgende redenen:

-  Ik schrijf gemakkelijk, snel, goed leesbaar en foutloos.

-  Ik lees scherp.

-  Ik ben scherp op de procedure en op de compleetheid van de aanbieding.

-  Ik ben meedogenloos in mijn kritiek op stukken die ik review.

Alles bij elkaar ben ik erg tevreden over de resultaten van het eerste halfjaar. Wat ik bevestigd heb gezien is dat het maken van een goede aanbieding een tamelijk universele vaardigheid is, die op de meeste branches van toepassing is. De vaardigheid bestaat voornamelijk uit het goed lezen van de vragen, het goed inleven in de klant en positief maar concreet schrijven over je aanbod. Het is voor de meeste bedrijven een voordeel dat ze mij van alles moeten uitleggen over hoe hun business werkt. Ze krijgen het zelf ook weer helder in beeld en ik schrijf het voor ze op. Ze redeneren minder van binnenuit, maar letten beter op wat de klant vraagt. Als ze een keer met mij gewerkt hebben, zijn hun aanbiedingen vanaf dat moment gewoon beter.

Ik werk ernaar toe, dat mijn klanten het weer zelf kunnen, met een grote kans om opdrachten te winnen. Na enkele aanbiedingen beschikken ze over goede basisteksten waar ze op voort kunnen borduren. Ze kunnen die teksten gebruiken voor volgende aanbiedingen, maar ook voor bedrijfsbrochures, productfolders en hun jaarverslag.

Wat ik heb gezien is dat in een aantal branches de concurrentie moordend is en dat aanbestedende partijen hiervan gebruik maken door bijna puur op prijs in te kopen. Voor enkele van mijn klanten is er zwaar weer op komst, vooral als zij gemeentes als opdrachtgever hebben. Ik adviseer ze dan ook om al in een vroeg stadium met hun klanten in gesprek te gaan, omdat ze weten dat ze vroeg of laat gaan aanbesteden. Dan is een informatievoorsprong de doorslaggevende factor, omdat ze zich beter kunnen voorbereiden en hun strategie kunnen bepalen. Mogelijk kunnen ze dan ook slimme, exclusieve partnerships aangaan, zodat ze scherper en concurrerender kunnen aanbieden.

Vind u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerken via de links onderaan deze webpagina.